Nhu cầu Lưu giữ Hồ sơ Tiếp tục Tăng không ngừng.
4 cách lưu trữ kỹ thuật số sẽ định hình xu hướng năm 2023.
Vào năm 2023, lưu trữ kỹ thuật số đã tìm thấy chỗ đứng vững chắc trong các doanh nghiệp. Khối lượng dữ liệu tiêu thụ đang tăng lên nhanh chóng trong mọi khía cạnh của cuộc sống, đặc biệt là ở nơi làm việc. Chúng ta đã chứng kiến sự gia tăng của các nền tảng và kênh kỹ thuật số mà các doanh nghiệp sử dụng, đặc biệt là sau Covid-19, và mặc dù khối lượng thông tin khổng lồ khiến việc quản lý trở nên khó khăn hơn, các quy định chi phối của các cơ quan chức năng lại càng ngày càng thêm phần nghiêm ngặt. Sợi dây dần mất đi khả năng điều hướng.
Điều này đòi hỏi sự thích ứng một cách cẩn trọng, đó là những gì chúng ta đang thấy trong không gian lưu trữ, đặc biệt là trong các dịch vụ tài chính. Hãy xem xét 4 xu hướng lưu trữ kỹ thuật số đang diễn ra ngay bây giờ và sẽ định hình phần còn lại của năm 2023.
Nội dung bài viết
Cơ chế quản lý không ngừng thắt chặt
Các cơ quan chính phủ như Ủy ban Giao dịch Chứng khoán (SEC) và Ủy ban Giao dịch Hàng hóa Tương lai (CTFC) đã tăng tốc xây dựng quy tắc trong những tháng gần đây. Điều này xảy ra sau khi SEC đưa ra quy tắc tiếp thị mới vào tháng 11 năm 2022 – một bước phát triển gây chấn động khiến người ta phải suy nghĩ lại hoàn toàn về cách các công ty xử lý thông tin liên lạc kỹ thuật số.
Những tưởng cơ quan quản lý sắp tới sẽ “nghỉ xả hơi” sau một cuộc đại tu như vậy. Thế nhưng, các báo cáo gần đây cho thấy cơ quan này đã soạn thảo các đề xuất quy định trước thời hạn chỉ vài tháng, đẩy nhanh tốc độ xây dựng quy tắc vốn đã làm dấy lên lo ngại sẽ khiến nhân viên trong các doanh nghiệp kiệt sức. Vào tháng 8 năm 2022, trong khi các công ty đang cố gắng tuân thủ quy tắc tiếp thị, ủy ban đã đưa ra số lượng đề xuất nhiều gấp đôi so với trong cả năm 2021 và nhiều hơn bất kỳ năm nào trong năm năm trước đó.
Ứng dụng nhắn tin tạm thời
Nhắc lại quy tắc tiếp thị mới, bản cập nhật định nghĩa lại thuật ngữ ‘quảng cáo’ theo một cách gây tác động mạnh. ‘Quy tắc quảng cáo’ lỗi thời trước đó hầu như không thay đổi kể từ khi được áp dụng vào năm 1961 – thời đại của phương tiện in ấn, TV và đài phát thanh. Quy tắc tiếp thị mới chính thức đề cập đến những tiến bộ công nghệ đã diễn ra kể từ đó, có nghĩa là một số lượng đáng kể các nền tảng truyền thông kỹ thuật số (trang web, email, phương tiện truyền thông xã hội) hiện đang chịu sự giám sát của cơ quan quản lý.
Với các ứng dụng nhắn tin tạm thời như WhatsApp, WeChat và Telegram, mức độ cấp bách thậm chí còn được đẩy lên cao hơn. Vào tháng 9, SEC và CTFC đã phạt 16 công ty tài chính hàng đầu (trong đó có Barclays, Goldman Sachs và Morgan Stanley) tổng cộng gần 2 tỷ USD vì không lưu giữ hồ sơ kỹ thuật số. Các nhân viên đã sử dụng các thiết bị cá nhân để thảo luận về các vấn đề kinh doanh thông qua WhatsApp trong khi những thông tin liên lạc này không được lưu trữ.
Kể từ đó, SEC đã mở rộng phạm vi của mình để nhìn xa hơn các đại lý môi giới và chạm tới các cố vấn đầu tư đã đăng ký (RIA). Các RIA quy mô nhỏ hơn này phải tuân theo các quy định giống như các công ty đã bị phạt trước đây và mặc dù vi phạm của họ có thể ít đáng chú ý hơn, SEC mong muốn giải quyết toàn diện vấn đề văn hóa phổ biến này.
Nền tảng kỹ thuật số giờ đây không chỉ là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh mà còn là công cụ cần phải được nắm bắt và lưu trữ cho các mục đích tuân thủ quy định. Điều này áp dụng toàn diện cho các kênh kỹ thuật số trong các dịch vụ tài chính, do đó, cùng với biện pháp xử lý đối với tin nhắn tạm thời, các công ty nên được khuyến khích chú trọng vào các chính sách của họ và coi đó là vấn đề cấp bách.
Giảm thiểu chi phí
Với rất nhiều nền tảng lưu trữ hiện nay, các yêu cầu về lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số cũng tăng lên đáng kể, đặc biệt là về chất lượng dữ liệu. Ví dụ, trong trường hợp của các trang web, các yếu tố động hiện có mặt khắp nơi và cần được nắm bắt để thể hiện đúng cách thức truyền thông hoặc ‘quảng cáo’. Tương tự, với rất nhiều doanh nghiệp dựa vào cách tiếp cận riêng biệt hơn, ví dụ: thông qua định vị địa lý hoặc cá nhân hóa CMS, số lượng các tình huống có thể xảy ra đối với khách hàng cần được nắm bắt (và kéo theo khối lượng dữ liệu) đã tăng lên gấp bội.
Các đối ngũ phụ trách tuân thủ sẽ bận rộn, vì vậy khả năng tìm kiếm và xử lý dữ liệu cấp cao sẽ trở thành yêu cầu cấp thiết khi được yêu cầu thanh tra hoặc khi phải đối phó với vấn đề kiện tụng một cách kịp thời. Hơn nữa, sẽ không hiệu quả hoặc thậm chí đôi khi không thể truy cập thủ công thông qua một lượng lớn dữ liệu tích lũy, vì vậy đòi hỏi các tính năng tìm kiếm nâng cao, ngay cả đối với các doanh nghiệp nhỏ mà trước đây điều đó là thứ xa xỉ với họ.
Để giải quyết thách thức về việc mở rộng khối lượng dữ liệu, có thể dự đoán các giải pháp lưu trữ đám mây sẽ ngày càng phổ biến. Chúng mang lại những lợi ích rõ rệt, đặc biệt là khả năng mở rộng cho tất cả các công ty, từ các RIA nhỏ nhất cho đến các đại lý môi giới hàng đầu đang phải đau đầu về vấn đề WhatsApp. Với lưu trữ dữ liệu trên đám mây, các tổ chức có thể tránh được các chi phí liên quan đến việc duy trì giải pháp tại chỗ mà không cần phải nhượng bộ về vấn đề bảo mật. Các đơn vị cung cấp đám mây đã đầu tư rất nhiều để duy trì cơ sở hạ tầng đáng tin cậy, mã hóa dữ liệu đám mây trong quá trình vận chuyển và lưu trữ.
Sự hài lòng của nhân viên cần được ưu tiên
Ngoài sự tiến bộ về công nghệ và khả năng mở rộng mà chúng ta sẽ chứng kiến vào năm 2023, cần phải xem xét cả tác động của con người. Khi trách nhiệm tuân thủ tăng lên, vai trò của các nhân viên tuân thủ ngày càng trở nên nặng nề do trách nhiệm cá nhân tăng lên vì vô số yếu tố, chẳng hạn như họ sẽ phải thường xuyên đánh giá lại những quy tắc mà họ phải chịu trách nhiệm.
Năm ngoái, Corporate Compliance Insights đã tiến hành một cuộc khảo sát về điều kiện làm việc, tình trạng căng thẳng và các vấn đề sức khỏe tâm thần ở các nhân viên tuân thủ. Kết quả là còn rất nhiều việc mà họ không đủ sức đảm đương. 59% số người được hỏi cho biết họ cảm thấy ‘kiệt sức’, với mối lo ngại lớn nhất (69%) là tốc độ thay đổi các quy định. Như đã đề cập ở đầu bài viết này, tốc độ đó chỉ tăng chứ không có giảm trong những tháng gần đây.
Trong bối cảnh ngày càng biến động và đầy thách thức, nhân viên tuân thủ cần phải được giải tỏa tâm lý và được hỗ trợ bằng các công cụ giúp công việc của họ không chỉ dễ quản lý mà còn thú vị hơn. Bằng cách đơn giản hóa các quy trình tuân thủ và giảm gánh nặng cho các cá nhân, doanh nghiệp có thể giải phóng nhiều giờ làm việc trong ngày, giải tỏa căng thẳng và giảm nguy cơ mắc lỗi của con người, từ đó cải thiện mức độ hài lòng của nhân viên.
Phương hướng giải quyết trong năm tới
Giống như hầu hết những năm gần đây trong không gian lưu trữ kỹ thuật số, năm 2023 được thiết lập để tiếp tục dịch chuyển trên quỹ đạo đi lên.
Sự phụ thuộc ngày càng tăng vào liên lạc từ xa tại nơi làm việc đã dẫn đến sự gia tăng các nền tảng nhắn tin kỹ thuật số, kéo theo tăng mức tiêu thụ dữ liệu và do đó, các cơ quan quản lý buộc phải quản lý chặt chẽ hơn nhằm đảm bảo trách nhiệm giải trình của công ty.
Thông tin cần được ghi lại và lưu trữ gây áp lực về dung lượng dữ liệu, dẫn đến sự phụ thuộc nhiều hơn vào cơ sở hạ tầng dựa trên đám mây. Lượng dữ liệu lớn cần được quản lý cộng thêm các khoản phạt khổng lồ từ các cơ quan chức năng khiến nhân sự phụ trách tuân thủ trở nên căng thẳng.
Tất cả các yếu tố này đều kết nối với nhau và dẫn đến một điểm: nhu cầu về nguồn nhân lực phụ trách tuân thủ tăng cao trong các doanh nghiệp, kể cả nhân sự bổ sung hay giải pháp của bên thứ ba. Khi các quy định tiếp tục thắt chặt, tư vấn là chìa khóa và các chuyên gia về lưu trữ dữ liệu có thể giảm bớt gánh nặng cho đội ngũ nhân viên bận rộn bằng cách cung cấp lời khuyên cập nhật về cách đáp ứng tốt nhất các quy định đó.
Trong bối cảnh yêu cầu pháp lý và các hành động thực thi đã tăng lên đáng kể trong những tháng gần đây, một chiến lược lưu trữ hồ sơ toàn diện sẽ đảm bảo rằng không có sự cố bất ngờ nào chờ đợi vào năm 2023.
